QUINTA-FEIRA, 8 DE MARÇO DE 2018 - Horário 13:35
Fraude nas despesas ou mero engano? Analíticos preditivos podem dar a resposta
Tecnologia / Por Fabrício Ikeda
Os processos tradicionais de aprovação e auditorias das transações P2P (Procure to Pay) são suficientes para evitar fraudes, desperdícios e abuso de despesas em sua organização? As evidências sugerem que não. Estudo recente feito pela empresa Chrome River mostrou que as fraudes com despesas cometidas por funcionários custaria às empresas dos EUA mais de US$ 2,8 bilhões por ano. No setor público e de educação superior, vemos inúmeras notícias sobre funcionários do governo e das universidades fazendo mau uso destes fundos ou colocando as organizações em risco, ao ignorar controles importantes.
Mas, apesar disso, podemos afirmar que a maioria dos funcionários vêm fazendo o certo. Pesquisas apontam que a maioria das fraudes, cerca de 80%, é realizada por apenas 5% dos funcionários. E os tipos de problemas que as empresas estão tentando prevenir incluem:
Compra de itens pessoais com cartões corporativos; aumento nos valores de relatórios de despesas com viagens pessoais ou gastos não autorizados; compras diretas para fornecedores favorecidos, e ainda o uso indevido de prêmios patrocinados, entre outros.
Menos preocupantes, mas também problemáticas, são as violações de políticas estabelecidas pela empresa, como a falta de documentação necessária para apoiar processos e requisitos de compras como cotações ou leilões; divisão de uma grande compra em múltiplas transações para evitar quebra de limites, entre outros pontos.
Além disso, o atual volume massivo de transações financeiras torna quase impossível para uma grande organização resolver esses desafios de forma manual, 100% auditada. Por outro lado, o custo desses processos para empresas pequenas e médias também é proibitivo.
Por isso, surge a necessidade de um sistema automatizado, que pode revisar cada transação, usando analíticos preditivos para estimar o risco que cada transação representa para a empresa. Esta abordagem permite que os gestores concentrem-se na revisão das aprovações, enquanto os auditores focam sua atenção em itens de maior prioridade, economizando recursos, reduzindo desperdícios e fraudes.
É lógico que grandes escândalos com fraudes já oferecem a evidência necessária para compreender porque um sistema automatizado pode reduzir todos esses riscos.
Desafios
As organizações frequentemente dependem de revisão e autorização para garantir a integridade das transações financeiras. Embora muitos gerentes sejam responsáveis, nem todas as aprovações recebem a atenção apropriada. Muitos executivos estão extremamente ocupados e clicam o botão "aprovar" sem fazer a revisão detalhada necessária.
Em outros casos, os gestores confiam em seus funcionários e não revisam detalhes dos relatórios de despesas ou pedidos de compra, especialmente se estiverem dentro do orçamento. Há também o caso de funções delegadas a funcionários mal preparados para examinar pedidos ou despesas.
Um sistema automatizado ajuda na revisão, para que os gestores possam questionar as transações de alto risco. Risco significa um cálculo matemático que combina muitos fatores que, juntos, formam o risco de uma transação para a empresa.
Score de risco em tempo real
A experiência mostra que existe uma correlação direta entre ter os dados para informar as decisões no início do processo e taxas mais altas de compliance. Se uma organização tiver notificações automatizadas para regras específicas que sejam violadas e score de riscos para ajudar a priorizar e concentrar sua atenção, o processo de revisão e auditoria será mais preciso, eficiente e efetivo.
A avaliação de risco baseia-se em muitos fatores, incluindo as fontes de financiamento que estão sujeitas à auditoria externa, altos montantes que exigem revisão segundo as políticas da empresa - e valores um pouco abaixo da "nota de corte", e as categorias de compra que se mostram mais suscetíveis a abusos.
Revisão automatizada de recibos
A tecnologia disponível hoje pode revisar automaticamente um texto com recibos ou dados de um cartão para descobrir sinais de gasto ou uso impróprios. Com a automação, estas revisões ocorrem de forma mais efetiva e com custos menores que os processos manuais tradicionais. Elas incluem verificações de:
- Recibos para itens não aprovados (como bebidas ou diversão);
- Passagens aéreas para pessoas que não são funcionárias da empresa;
- Tipo de serviços impróprios como passagens de primeira classe ou aluguel de carros de luxo;
- Reservas de hotéis fora do local de destino pré-aprovado;
- Noites adicionais de hotéis e serviços extras como spa, ginástica, etc.
Como alguns desses itens podem ser permitidos, o refinamento dos modelos preditivos e regras de negócios significa que os falsos positivos podem ser reduzidos.
Mudança de hábitos com a redução de oportunidades para erros
A fraude tem sido definida como resultado da pressão, racionalização e oportunidade. Ações impróprias ocorrem quando as pessoas percebem que podem reduzir tempo ao usar atalhos e têm a certeza de que não serão pegas. Com a adoção de checagens automatizadas e sofisticadas, e a divulgação desses controles, as equipes saberão que podem ser descobertas, o que resultará em um compliance voluntário.
Enquanto isso, o sistema automatizado continua procurando novos tipos de inconformidades e ajuda a prevenir novas abordagens para burlar processos e controles.
Ao longo do tempo, essa estratégia resultará em um custo reduzido de compliance, melhor uso dos contratos e gastos adequados às políticas estabelecidas, reduzindo custos dentro dos processos P2P. Vale a reflexão.
(*) Fabrício Ikeda é especialista em Fraudes, Crimes Financeiros e Compliance da FICO Decisions