Segundo a consultoria IDC, mais da metade do PIB da América Latina virá de investimentos em tecnologia até 2022. Surfando nessa onda, o grupo empresarial colombiano Aviatur aprimorou a gestão das informações com a solução de ECM da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

A companhia é formada por 28 empresas que atuam em diversos setores como turismo, logística, exportação, hotéis, entre outros. Com mais de 60 anos de mercado, possui 240 escritórios próprios em 23 cidades da Colômbia, além de Havana (Cuba), Cidade do Panamá (Panamá), Paris (França) e Miami (Estados Unidos), e conta com cerca de 3.000 colaboradores.

Segundo Roger Duvan Molina Romero, diretor de Gestão Documental e Arquivos, o Grupo Aviatur buscava uma solução para auxiliar no cumprimento da resolução 8934/2014 da Superintendência de Indústria e Comércio (SIC-Colômbia), que estabelece as diretrizes de gestão documental para empresas e instituições privadas no país.

“Nossa gestão de informação era feita de forma muito descentralizada, com documentos distribuídos entre todos nossos escritórios, e isso dificultava muito o controle e acesso à informação. Além disso, o processo acarretava no uso extensivo de papel e um volume de arquivos físicos armazenados que chegavam a 35 mil caixas”, afirma Molina.

A escolha pelo SoftExpert ECM, solução integrante da plataforma SoftExpert Suite, se deu por que a ferramenta consegue atender a requisitos fundamentais para o Grupo Aviatur: garantir a conservação da memória institucional da empresa, otimizar os processos operacionais, diminuir drasticamente o consumo de papel, reduzir o armazenamento físico de documentos, aumentar a eficácia no acesso e busca de informações e a segurança de documentos físicos e eletrônicos.

“O SoftExpert ECM nos permitiu implementar o programa de gestão de documentos em sua totalidade. A ferramenta é 100% aderente às tabelas de retenção documental do grupo e aumentou a segurança de documentos sensíveis, controlando o nível de acesso online e ao arquivo físico da empresa, além de ser totalmente rastreável”, salienta Molina.

ZERO PAPEL

Outro tema importante para o grupo Aviatur era o uso intensivo de papel. No último ano, foram movimentados em média de 2.000 documentos por dia. Por um compromisso com o meio ambiente e os princípios do Pacto Global das Nações Unidas, a companhia está digitalizando quase 5.000 documentos por dia.

“Tínhamos um volume de cerca de 35.000 caixas com documentos e, através do inventário eletrônico e centralizado, já conseguimos diminuir para 30.000 caixas. A ideia é alcançar o volume mínimo possível de papel para elevarmos o grupo a um patamar digital. Uma de nossas empresas, a agencia de turismo Cielos Abiertos, já alcançou o marco Zero Papel”.

A digitalização trouxe também ganhos de eficiência e agilidade. Um exemplo é a tramitação de faturas, que já não precisam mais ser enviadas pelo correio de outras cidades para a central, em Bogotá, o que reduziu o tempo de 8 para 1 dia.

PRÓXIMOS PASSOS

A companhia pretende digitalizar todo o acervo da documentação de RH. Além disso, já foram adquiridos e estão em fase final de parametrização os componentes do SoftExpert Suite para a gestão de Auditoria e Riscos. A ideia é dar andamento, ainda em 2019, aos planos de auditoria, à matriz de riscos e aos indicadores para a gestão de processos.

“Queremos utilizar a ferramenta para nos apoiar na manutenção de nossa certificação ISO 9001 e na implementação de uma política interna de qualidade ‘zero erro’”, revela Molina.