Um dos grandes vilões das corporações que necessitam que os seus funcionários viajem é o controle de reembolso. Notas fiscais e recibos de gastos com transporte, alimentação e hospedagem, por exemplo, passam a acumular e se tornam uma grande dor de cabeça para os empresários. Entretanto, muitos administradores de empresas têm encontrado nos aplicativos de reembolso uma forma de como tornar uma viagem corporativa mais produtiva.

Esses programas surgem no mercado exatamente para ocupar uma lacuna que muitas empresas ainda possuem. Segundo um estudo feito pela Forrester e Oversight, cerca de 90% das empresas não apresentam uma solução para a gestão dos gastos corporativos de funcionários em viagem corporativa.

Além disso, os aplicativos, de uma maneira geral, também tem fácil acesso e grande adesão do brasileiro. Segundo estudo divulgado pela App Annie, responsável por análises mundiais sobre o mercado dos aplicativos em dispositivos móveis, como celulares, por exemplo, o brasileiro usa em média 12 aplicativos a cada 24 horas em seu smartphone, ficando 200 minutos conectados a programas com acesso a internet.

Dessa forma, os aplicativos de reembolso se apresentam para as corporações com duas grandes vantagens: acesso fácil e ganho de velocidade. Para as corporações a redução do tempo gasto com essas tarefas administrativas, chegando a diminuir 88% do tempo anteriormente necessário para realizar a mesma atividade. Esse ganho de rapidez vem alinhado com uma maior análise dos gastos, limitação de despesas e um melhor controle e conciliação dos cartões corporativos.

Além disso, apenas com o celular do funcionário conectado à plataforma de reembolso é possível visualizar em tempo real todas as atualizações de gastos. Essa tecnologia também permite que despesas que necessitem de aprovação sejam facilmente consultadas e, dessa forma, aprovadas ou não segundo as regras estabelecidas pela empresa.

Esse uso dos aparelhos pessoais para o trabalho vem ao encontro também do que foi revelado pela pesquisa realizada pela empresa MSI Research. 65% dizem usar o smartphone pessoal para trabalhar, enquanto 38% usam laptop pessoal para suas atividades profissionais.

Como funcionam os aplicativos de reembolso?

A utilização dos aplicativos de reembolso é muito simples e se mostra uma maneira de como tornar uma viagem corporativa mais produtiva. Assim que realizar algum gasto, o próprio funcionário já tira uma foto do recibo ou da nota fiscal e o programa automaticamente faz o reconhecimento da despesa. Com isso, já é possível até jogar o comprovante no lixo, pois o gasto já está registrado.

Também dá para fazer categorias das despesas. Os aplicativos permitem o agrupamento dos gastos para cada situação, seja viagem, projeto ou período, por exemplo. Os funcionários também conseguem acrescentar observações, comentários ou justificativas aos gastos realizados sem a necessidade de planilhas ou outros arquivos.

Dessa forma, a empresa que opta pela atualização dos aplicativos de reembolso acaba diminuindo a burocracia para o pagamento dessas despesas, aumentando a confiança dos funcionários e encontrando uma forma de como tornar uma viagem corporativa mais produtiva.

Diminuição de fraudes e erros fiscais

Outra vantagem que esses programas de reembolso apresentam é em relação ao controle de fraudes. A partir do estabelecimento de uma política de reembolso por parte da empresa e a sua aplicação em viagens corporativas, fica mais fácil controlar os gastos e evitar que a corporação seja prejudicada de alguma forma.

Para se ter uma ideia, um exemplo comum de fraude que ainda acontece em diversas corporações são os casos de funcionários mal intencionados. Esses profissionais acabam se utilizando de práticas ilegais para tentar burlar as regras e conseguir o reembolso de despesas não existentes ou que descumprem as determinações da empresa.

Com isso, através do controle em tempo real pelo aplicativo e com uma política de reembolso estabelecida, a corporação evita que ocorram pagamentos desnecessários e gastos extras. Também é possível detectar os funcionários que estão mais integrados às políticas da empresa e que buscam meios de como tornar uma viagem corporativa mais produtiva.

Além disso, os gastos com reembolso de funcionários também fazem parte da prestação de contas de uma empresa, ou seja, também devem ser declarados. Dessa forma, com um melhor controle e registro automático de todos os gastos, é possível pagar corretamente os impostos e não sofrer nenhuma sanção ou punição fiscal.

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