Qual a primeira coisa que vem à mente quando se pensa em contabilidade? Burocracia, papelada e, custos. Bom, pois há algum tempo vem emergindo no mercado uma evolução da contabilidade tradicional e ela promete ser uma maneira simples de delegar a burocracia, eliminar a papelada e reduzir custos contábeis.

A contabilidade digital pode resolver esses e outros problemas para as empresas. É hora de saber como essa nova tecnologia pode ajudar a economizar e simplificar a vida do empreendedor.

6 PASSOS PARA REDUZIR CUSTOS CONTÁBEIS

Não importa o tamanho da empresa nem quanto ela fatura, se o objetivo for crescer (e quem não quer?), é preciso contar com a ajuda de uma contabilidade. Foi-se o tempo em que o contador era apenas aquele profissional que ajudava com Imposto de Renda, folha de pagamento ou pagamento de impostos. A contabilidade agora ganhou status de consultoria.

E com a automatização de processos, o contador pode dedicar mais tempo à gestão contábil, o planejamento financeiro e toda a saúde financeira da empresa. Dando foco em:

1 - Segurança: a grande sacada da contabilidade digital é o fato dela utilizar a tecnologia para automatizar processos. Isso significa que os riscos de erros caem exponencialmente, o que, por sua vez, elimina o risco de retrabalhos, reduzindo custos.

Além disso, com a contabilidade digital, é possível controlar melhor os prazos e a gestão tributária. É importante destacar que o não pagamento dos impostos corretos ou a perda de prazos e multas colocam em risco a estabilidade financeira de qualquer negócio.  

2 - Custos operacionais: A primeira coisa que as empresas eliminam com contabilidade digital são os papéis, documentos e afins. Por meio de uma plataforma de contabilidade digital é possível diminuir drasticamente o uso do papel e, consequentemente, a quantidade de impressão e deslocamentos para o envio de documentos. "Utilizamos ao máximo a assinatura digital para nossos contratos, propostas comerciais, documentos internos e também em processos de nossos clientes, que são tratados diretamente por nós e remetidos aos órgãos responsáveis", explica Luana Menegat, CEO da Razonet. Com isso, os fluxos tornaram-se mais ágeis, dinâmicos e sustentáveis.

A assinatura digital não é obrigatória para as empresas, mas é sempre bom lembrar que ela facilita e muito a vida do empresário e também do contador.

"Nós utilizamos o certificado digital para checar todas as pendências que a empresa pode ter, agendamos horários na Receita Federal por meio do certificado, acessamos o portal do e-cac, baixamos notas fiscais eletrônicas por meio do certificado, protocolamos contratos sociais nas juntas comerciais, etc. Dá para fazer as coisas sem o certificado? Dá. Mas é um processo burocrático que vai exigir assinatura autenticada do cliente e validação do documento original em órgãos públicos.", finaliza Luana.

Isso para não falar do armazenamento. Nada de gavetas e arquivos cheios de papéis. Todos os documentos das empresas poderão ficar armazenados na nuvem. Dessa forma, é possível acessar e gerenciar os dados em qualquer lugar, de diversas formas, compartilhá-los e integrá-los.

3 - Produtividade: Normalmente, o processo de envio de informações para a contabilidade exige do empreendedor tempo, paciência e atenção. Termina o mês, o empresário separa um malote de documentos, envia para a contabilidade e depois de dias recebe os relatórios.

Resultado? Atraso na produtividade.

Com a contabilidade digital, é possível acompanhar todos os movimentos das empresas e durante o decorrer do mês, ter acesso a relatórios em tempo real, ganhar tempo para tarefas mais importantes e, é claro, reduzir os custos.

4 - Planejamento: com todo o apoio da contabilidade digital e com a segurança que ela proporciona, a empresa consegue utilizar as informações contábeis para analisar seus status financeiro. Com posse desses dados pode-se planejar custos, investimentos e os próximos passos da empresa de forma mais assertiva e eficaz.

5 - Escalabilidade: Por meio de uma tecnologia digital a escalabilidade da gestão é garantida e quanto mais métodos escaláveis o as empresas possuírem, mais tempo e dinheiro será investido no sucesso da operação que ela desempenha. É uma questão de delegar tarefas de forma eficiente e segura. 

6 - Contador como consultor: No modelo tradicional o contador passa tanto tempo focado em processos, papéis e burocracias que a análise do negócio do cliente muitas vezes é deixada de lado.

Com a contabilidade digital, o contador tem a segurança de que todos os processos estão sendo feitos corretamente, e com isso ele consegue focar nos resultados. Como isso se traduz em redução de custos contábeis? Simples. Ao invés de pagar para alguém cuidar de processo, utiliza-se o contador para tirar dúvidas que auxiliem no dia a dia da empresa cliente. Se o pequeno empresário quer saber como organizar o caixa, como controlar o estoque, como reter clientes, ele pode pedir ao contador que passa a ter status de consultor pessoal, haja vista que não tem o principal foco voltado a questões operacionais. Ou seja, informações que vão ajudar as empresas a crescer ainda mais.

Para quem busca crescer, a ajuda de um contador é essencial. Contar com uma empresa que apoia o empresário e oferece soluções eficazes, eficientes e de baixo custo contábil para o dia a dia burocrático faz toda a diferença. A contabilidade digital é a maneira mais ágil, barata e eficiente de gerir as finanças da empresa, principalmente quando se fala de pequenos negócios.